Organizar um evento é sempre um grande desafio, para ter sucesso é necessário organização e planejamento.
De eventos esportivos a eventos corporativos, é essencial conhecer as particularidades o funcionamento de cada um deles para gerenciá-los de forma eficaz. Portanto, neste artigo iremos detalhar passo a passo como organizar um evento e como planejá-lo, para que você possa obter o melhor resultado.
1. O briefing do evento
Para desenvolver qualquer evento é essencial ter o Briefing. Briefing é o documento estratégico que expressa tudo que o cliente deseja alcançar com o evento.
De um modo geral, este documento deve incorporar os seguintes pontos:
- Determinação do público-alvo do evento.
- Quantidade e pessoas
- Ideia criativa e abordagem ao evento.
- Data e local onde o evento será organizado.
- Orçamento para o projeto.
- Programa de planejamento para o desenvolvimento do evento.
- Gestão com fornecedores e parceiros.
- Ações e atividades a serem realizadas durante o detalhamento do evento, quais delas são antes, durante e depois.
2. Monte um Cronograma
Uma estratégia que ajuda qualquer produtor a ter um evento de sucesso é o desenvolvimento de um cronograma completo.
É fundamental garantir que todas as definições do briefing estejam cobertas no seu cronograma: Quais fornecedores contratar e quando? Os convites serão enviados com que antecedência? Haverá um lembrete mais próximo da data do evento? Quando iniciarão a montagem do evento? Quando serão feitos os pagamento? etc…
Mas não pense que ele acaba no instante em que o evento começa, ok?
Para garantir que tudo continue funcionando ao final, que o espaço seja entregue em perfeitas condições, que o mobiliário e a aparelhagem contratados sejam retirados pelas equipes treinadas, o cronograma deve prever o processo de desmontagem.
Então, lembre-se: Um bom cronograma deve responder a todas essas perguntas e ajudar o produtor a ter um controle completo de tudo o que está acontecendo — antes, durante e depois do evento.
3.Determine o espaço ou localização
A localização do evento é um fator determinante para o sucesso do seu evento e deve ser escolhida de acordo com o que foi identificado no Briefing
Ao determinar a localização do evento leve em consideração os seguintes pontos que irão interferir no orçamento e participação dos convidadros
- Tamanho do local: comporta o numero de convidados?
- Proximidade a pontos de acesso a transporte publico como metros, ônibus entre outros
- Acessibilidade, próximo ao publico-alvo
- Próximo a hotéis e acomodações para participantes de fora
- Acessibilidade para fornecedores no momento da montagem do evento
- Segurança do Local
- Preocupação com o entorno do local
4.Escolha bons Fornecedores
Outro ponto fundamental para a estratégia de um evento de sucesso é a escolha dos fornecedores. Afinal, o evento só vai acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo.
Por isso, invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construa com eles uma relação de parceria. Não tenha dúvidas de que é muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas demandas, do que uma longa lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar.
Apresente os objetivos do evento aos seus fornecedores, seja transparente em relação ao que você espera, negocie prazos e condições adequadas às suas possibilidades. Nunca deixe que o fornecedor trabalhe sem supervisão ou com dúvidas em relação ao evento.
5. Divulgue muito bem o seu evento
A lógica é simples: as pessoas só se interessarão por alguma coisa se souberem da existência dela.
Portanto, esse é um tema que não pode ser desmerecido ou deixado de lado. É essencial trabalhar com profissionais de comunicação e marketing, pois eles conhecem as melhores estratégias e ferramentas para divulgar o seu evento. Eles farão com que a sua existência, bem como as suas vantagens e diferenciais fiquem conhecidos pelo público-alvo.
Aqui vale uma consideração importante: o termo público-alvo não existe por acaso. A comunicação deve ser direcionada àquelas pessoas que têm o perfil desejado para o seu evento. Essa deve ser uma comunicação dirigida, que faça com que sejam muito melhor aproveitados.
6. Trabalhe com uma equipe eficiente
A contratação de uma equipe de profissionais competentes, com objetivos e expectativas semelhantes e habilidades complementares é fundamental nesse momento, é necessário estar cercado de pessoas em quem possa confiar e que saibam resolver problemas de maneira rápida e eficaz
Essa é uma característica que todo produtor de eventos deve ter
7. Busque Feedbacks
Não pense que um evento de sucesso acaba quando as portas são fechadas! É preciso trabalhar pela continuidade do processo para manter os participantes engajados e para garantir que os próximos eventos sejam ainda melhores.
Isso só é possível ao ouvir os próprios participantes, que são as pessoas mais indicadas para oferecer um feedback — tanto dos pontos positivos e daquilo que merece destaque quanto também daquelas questões que podem melhorar e que merecem uma atenção especial do gestor nos próximos eventos.
Assim, esse deve ser um dos seus objetivos no estabelecimento do cronograma: a definição de uma forma eficiente e simples de ouvir os participantes, conseguindo feedbacks únicos que orientarão os próximos eventos. Aqui, mais uma vez, a tecnologia pode ser de grande ajuda.
