Independente do evento, os produtores precisam ter o cuidado com alguns fatores essenciais para o projeto como: local, quantidade de participantes, equipamentos usados, infraestrutura e outros detalhes. É preciso ficar atento a todas as atividades e, se elas estiverem centralizadas em um único local fica mais fácil acompanhar o que já está finalizado e o que falta.
Para um evento ser bem organizado é preciso ser cauteloso no planejamento e principalmente na execução. Pensando nisso, separamos alguns itens essenciais para o check-list vai ajudar você a não esquecer nada antes, durante ou depois do evento e facilitar bastante a organização da sua produção!
Check-list – Ferramenta básica para o produtor
O check-list ajudará na organização de qualquer tipo de evento, seja de pequeno ou médio porte. Principalmente em seminários, conferencias, shows, etc.
As checklists ou “listas de checagem” consistem de uma relação de cada uma das tarefas a serem realizadas, com os respectivos prazos envolvidos, deixando claro quem é o responsável pelo cumprimento de cada uma delas.
São muito úteis para cada etapa de um evento: pré, durante e pós.
Ainda que existam diferentes modelos de checklists para eventos; lembre-se que cada evento é único e é importante conferir se você relacionou tudo que é necessário para o sucesso do seu evento.
Elabore uma planilha com os seguintes campos: nome do evento, data de realização, local, público estimado, divulgação, venda de ingressos, objetivos, atividades programadas e suas descrições. Na descrição, é importante ter o responsável pela atividade, fornecedor, contatos, situação (status), prazo para conclusão (deadline), pagamentos a serem feitos e observações.
Confira uma lista simplificada e detalhada com cada item de um check-list.
Nome do Evento
Escolha um nome de simples e de fácil memorização. Procure temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.
O nome do evento é de suma importância para atrair possíveis participantes, uma vez que é a primeira coisa que irá impactar o público.
Data de Realização
É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.
Local
Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.
Público Estimado
Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos ou inscrições do que o número de assentos, isso pode causar problemas de superlotação e insatisfação do público presente. Mesmo em locais onde não há lugar marcado, a mobilidade dos presentes é muito importante!
Objetivos
Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber, em números, o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa.
Atividade e Descrição
Liste nesses campos todas as atividades relacionadas ao evento: contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, licenças, alvarás, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:
Responsável
Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado.
Fornecedor
Você pode fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados. Escolha com calma, mas lembre-se que alguns fornecedores pedem meses de antecedência para reserva de data.
Coloque neste campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplica. Assim, fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.
Contatos
Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.
Prazo de Conclusão (deadline)
Defina um prazo de conclusão para cada atividade e acompanhe sempre essa informação, evitando, assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.
Situação (status)
Atualize este campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos. Você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.
Lista de Pagamentos
Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.
Observações
Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseja incluir.
Fonte: www.sympla.com.br
